UDLA: 30 AÑOS DE TRANSFORMACIÓN HACIA LA SOSTENIBILIDAD Y LA INNOVACIÓN DOCUMENTAL
Por: María Gabriela Hidalgo, Secretaria General
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La Universidad de Las Américas (UDLA) se aproxima a conmemorar sus 30 años de trayectoria institucional. Un periodo caracterizado por un desarrollo dinámico que la posiciona como referente nacional y mundial en educación superior. A través de los años, la universidad ha experimentado significativas transformaciones en las que se destaca la evolución del manejo documental, la implementación del proyecto “Cero Papel”, y los esfuerzos en pro de la sostenibilidad.
Desde su creación en 1994 hasta 2005, se registraron 5.490 alumnos y un promedio de 500 nuevos estudiantes por año. Durante ese periodo, la institución enfrentó desafíos significativos en la gestión documental. Los registros de los estudiantes se mantenían en cajas, sin organización ni clasificación. Sin embargo, debido al crecimiento de admisión entre 2006 y 2009, la institución inició un proceso de ordenamiento, clasificación, depuración y digitalización de documentos que advirtieron la creación del primer Archivo de la Universidad en el 2010. En este lapso, también se multiplicaron el número de graduados, de 558 en el año 2011 a 5.768 en el año 2023. Esta expansión motivó a la UDLA a realizar esfuerzos sólidos para mejorar su gestión documental.
En sus inicios, cada área administrativa y académica gestionaba su archivo de forma análoga, en papel, mientras que el área denominada Secretaría Académica mantenía el archivo físico y digital más grande, con apenas un equipo de siete personas. Entre los años 2012 y 2017, se implementó el sistema Banner reduciendo significativamente la documentación impresa. Además, se institucionalizó el área de Archivo Central, bajo la responsabilidad de la Secretaría General de la UDLA.
En marzo de 2019, se efectuó la primera consignación de documentos al Archivo Central, constituyendo un hito en la administración documental de la universidad. Durante el mismo año, la necesidad de contar con un Archivo Central para la acreditación por parte del Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CACES), impulsó el desarrollo de políticas y procedimientos para el manejo de documentos. El éxito fue evidente en noviembre de 2019, cuando a la UDLA se le otorgó una puntuación de 96/100 en la rúbrica de gestión documental y archivística por parte del CACES, asegurando y corroborando nuestros esfuerzos con la acreditación.
La pandemia de 2020 fue un desafío para la UDLA, un recordatorio para innovar aún más el manejo documental. Así nació el primer repositorio digital. La transferencia de expedientes al nuevo sistema marcó un paso importante en dirección a la eficiencia y la modernización. En julio de ese año, se creó el repositorio digital en Sharepoint de Microsoft, permitiendo transferir 67.000 expedientes de estudiantes y 6.000 expedientes de docentes honorarios al repositorio de Archivo Central. En agosto de 2021, la colaboración interdepartamental con el área de Gestión estudiantil y Procesos condujo a la implementación de un bot de transferencias de actas de graduados con firmas electrónicas al mismo repositorio. Así mismo, se concretaron mejoras en la infraestructura, trasladando las oficinas del repositorio al campus UDLAPark, se amplió la capacidad de almacenamiento del repositorio en un 30.24%, y se mejoraron los equipos de digitalización aumentando la productividad. Se liberaron 276m2 en los campus mediante la intervención de 15 bodegas de documentación entre octubre de 2022 y septiembre de 2023.
El proyecto “Cero Papel” lanzado en 2023, es el resultado del trabajo mencionado anteriormente, lo que llevó a la desincorporación de 11.20 toneladas de papel, cartón y chatarra. Pero el cambio no acaba aquí, se reutilizaron los materiales reciclados en diversos procesos, contribuyendo a la responsabilidad ambiental. Con esta iniciativa, impulsamos a las áreas administrativas y académicas a identificar oportunidades para transformar documentos análogos en formatos digitales, presentando propuestas de automatización de procesos en el manejo documental.
De esta forma, “Cero Papel” busca eliminar el uso excesivo de papel en la Universidad y ha logrado reducir su consumo en un 74.59%. Esto se traduce en un ahorro de tres toneladas de papel al año. El proyecto no solo ha logrado mejoras importantes en el ámbito ambiental, sino que también ha impactado positivamente en la comunidad. En febrero del 2023, se donaron 350 libros al Instituto Tecnológico Yavirac y posteriormente, en agosto, se entregaron 162 libros didácticos y 594 insumos de oficina al Centro de Privación de Libertad de Mujeres No. 3, en Quito. Estas acciones destacan el compromiso de la UDLA con la innovación, pero sobre todo con la responsabilidad social.
Por estas razones, “Cero Papel” continuará fortaleciéndose como un puntal para consolidar la propuesta de valor del área de Archivo Central que próximamente tomará el nombre de área de Gestión Documental.
Hemos asumido con mucho entusiasmo el desafío de innovación para brindar agilidad y seguridad en la administración de documentos físicos y digitales. Nos comprometemos a promover la cultura de gestión documental, responsabilidad ambiental y resguardo del acervo histórico de la UDLA. La responsabilidad del área es identificar mejoras en cada proceso; enfocar esfuerzos para transformar documentos físicos en digitales o electrónicos y validar su trazabilidad, integridad, autenticidad y disponibilidad.
En la era digital nos proyectamos hacia la consolidación de un Gestor Documental que revolucione los procesos de la Universidad. Mediante esta estrategia se busca asegurar la disponibilidad de acceso inmediato a documentos, erradicar la duplicidad y optimizar diversos procesos con notables beneficios económicos e infraestructurales. Nos adelantamos al futuro, por eso trabajamos por estandarizar la conservación de formatos, asegurando la recuperación del contenido, porque independientemente de los cambios tecnológicos, seguimos construyendo una gestión documental vanguardista y sostenible para las nuevas generaciones.
Las opiniones y comentarios vertidos en este espacio corresponden a sus autores y a los entrevistados. La Universidad de Las Américas no se responsabiliza por los mismos.